Savoir donner un feedback constructif : une compétence managériale indispensable pour un dirigeant de PME

La culture du feedback, littéralement « nourrir en retour », a bien du mal à s’imposer dans les PME françaises et pourtant vos collaborateurs ont tous besoin de savoir s’ils empruntent le bon chemin et comment progresser

L’un des rôles essentiels d’un dirigeant de PME est de guider, de faire grandir et de diriger son équipe pour qu’elle puisse s’améliorer, développer sa motivation et réussir à atteindre ses objectifs.

Faire un feedback constructif à un collaborateur c’est lui faire un retour, positif ou négatif selon les circonstances, sur une action qu’il a menée ou un comportement qu’il a eu, avec l’intention sincère de l’aider à faire mieux la prochaine fois.

Pourquoi ne fait-on pas assez de feedback ?

Pour les feedbacks positifs :

Il faut bien avouer que le système éducatif français ne nous a pas habitués à recevoir beaucoup de feedbacks positifs à l’école. Des années plus tard, devenus managers, nous reproduisons avec nos collaborateurs ce que nous avons vécu avec nos professeurs et nous oublions de les féliciter et de les encourager quand ils font du bon travail.

Certains profils considèrent aussi que c’est normal que leurs collaborateurs fassent bien leur job. Pour eux, c’est inutile de le souligner parce que cela n’a rien d’exceptionnel.

D’autres personnes craignent que leurs collaborateurs deviennent imbus d’eux mêmes ou leur demandent quelque chose en retour

Pour les feedbacks négatifs :

Souvent c’est la peur qui nous empêche d’agir…

Peur de ne pas savoir trouver les mots justes pour dire ce qu’il faudrait améliorer ou changer

Peur de dire ce que l’on pense et de se dévoiler

Peur encore de la réaction du collaborateur que l’on craint de ne pas savoir gérer

 

Comment faire un feedback positif ?

Dire à quelqu’un qu’il a fait du bon travail est déjà très bien mais vous pouvez être beaucoup plus efficace en lui expliquant ce que vous avez particulièrement apprécié dans le travail en question. Prenez quelques instants pour réfléchir à ce que votre collaborateur a réussi et partagez-lui. Ces informations lui seront précieuses pour reproduire les bonnes actions et les bons comportements dans d’autres circonstances.  Elles lui prouveront aussi que vous lui prêtez une vraie attention.

Souvenez vous que les feedbacks positifs sont des facteurs majeurs d’engagement et de motivation de vos salariés et sur ce terrain, il y a beaucoup à faire si,  on en croit les dernières études sur le sujet

 

La méthode pour faire un feedback négatif constructif

L’objectif d’un feedback négatif constructif n’est pas de faire un reproche à un collaborateur parce que cela ne sert à rien, pour personne, ni de vous défouler d’ailleurs, mais plutôt de l’aider à faire mieux la prochaine fois,  ce qui sera très utile pour lui comme pour vous et plus globalement pour l’entreprise. Pour cela il y a quelques règles à respecter.

  • Définissez le résultat à atteindre

La situation, le comportement de votre collaborateur ou le travail effectué ne vous conviennent pas. Que voulez vous voir changer et comment saurez vous que l’objectif est atteint ?

  • Choisissez le bon moment

Si vous êtes en colère, déçu ou inquiet, prenez un peu de temps pour laisser vos émotions redescendre sinon elles vont vous dominer et vous aurez beaucoup de mal à faire un feedback constructif

Ne procrastinez pas pour autant, vous appréhendez le moment et c’est normal mais ne repoussez pas de jour en jour la nécessité d’avoir une conversation courageuse avec votre collaborateur sinon votre feedback va perdre son sens et son impact.

Choisissez le bon moment pour votre collaborateur aussi.  Faites votre feedback à un moment ou votre collaborateur est disponible pour un échange, dans un lieu calme et donc pas entre deux portes ou devant des tierces personnes.

  • Utilisez la méthode DESC pour faire des feedbacks négatifs constructifs

Cette méthode est très utile pour résoudre des conflits et formuler une critique constructive.
Voici comment l’appliquer

 

D pour décrire les faits

Soyez synthétique et factuel : éviter de vous noyer dans les détails, centrez-vous sur le sujet concerné sans faire l’amalgame avec d’autres dossiers, parlez de ce que la personne « fait » et pas de ce que la personne « est », soyez objectif et évitez de juger .

Dire à un collaborateur « tu as encore mal géré le devis du client Dupont, tu m’inquiètes beaucoup » n’est pas décrire un fait, c’est émettre un jugement et s’attaquer à la personne

Dites-lui plutôt : « Nous avons convenu que les devis devaient être envoyés aux clients sous 48H, tu as envoyé le devis à Dupont 10 jours après sa demande. La même situation s’est déjà produite la semaine dernière avec le client Durand qui a attendu une semaine pour recevoir son devis ». Cette formulation vous permet d’exprimer un fait précis et synthétique.

 

E pour exprimer vos émotions

Vous avez bien sur le droit d’être inquiet, en colère ou déçu et c’est important de le dire. Le tout est d’exprimer votre émotion correctement en employant le « Je » et en partageant votre ressenti.

Dans l’exemple précédent, vous pourriez dire « Je suis inquiet car j’ai peur que nos clients pensent que nous ne sommes pas réactifs et que nous perdions des commandes » qui sera beaucoup plus efficace que « tu m’inquiètes »

 

S pour solution

L’objectif de cette étape de proposer à votre collaborateur une solution et d’échanger avec lui pour co-construire la solution chaque fois que c’est possible ;

Dans notre exemple, vous pouvez dire à votre collaborateur

« Il est indispensable que nous puissions répondre aux demande de devis sous 48H.  Lorsque tu reçois une demande de chiffrage, si tu penses que tu ne vas pas pouvoir y répondre sous 48H, Je te demande de venir me voir immédiatement pour que nous trouvions une solution ensemble »

Vous pouvez aussi l’interroger et travailler avec lui pour qu’il décide, avec votre aide, ce qu’il va pouvoir mettre en place pour atteindre l’objectif par lui même la prochaine fois. Cette seconde solution à l’avantage de l’aider à développer son autonomie.

Vérifiez bien que votre collaborateur est d’accord pour mettre en place la solution à laquelle vous êtes parvenus.

C pour Conclusion positive

C’est le moment de conclure en synthétisant la solution à laquelle vous êtes parvenus. Pensez à bien rappeler à votre collaborateur en quoi cette solution est gagnante pour les différentes parties concernées.
Dans notre exemple, je vous propose

« Nous nous sommes mis d’accord pour que tu viennes me voir la prochaine fois que tu penses ne pas pouvoir répondre à une demande de devis sous 48H afin que nous trouvions une solution ensemble. Cela va nous permettre d’être tous les deux plus sereins et nous allons gagner plus de commandes car nos clients sauront que nous sommes réactifs et  que nous tenons nos engagements ».

 

Si malgré cet article, vous trouvez difficile de formuler des feedbacks constructifs, contactez-moi.

 

(Crédit photo : Antonio Guillem)

 

2019-07-20T10:31:55+00:00 05/03/2018|